Regulamin świadczenia usług platformy inkubatora

§1 Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach platformy inkubatora przedsiębiorczości Afina Agency, dostępnej pod adresem https://www.afina.agency (dalej: „Platforma”), a także prawa i obowiązki Usługodawcy oraz Użytkowników.

Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

1.1. Zakres świadczonych usług

Usługodawca zapewnia Użytkownikowi dostęp do infrastruktury organizacyjno-księgowej inkubatora, obejmującej w szczególności:

• dostęp do cyfrowej Platformy oraz panelu Użytkownika (dashboard);
• prowadzenie subkonta rozliczeniowego (sub-konto typu Mass Collect) w ramach rachunku bankowego inkubatora;
• narzędzia do generowania faktur B2B wystawianych w imieniu i na rzecz inkubatora;
• wzory oraz obsługę umów cywilnoprawnych: umowy o dzieło, umowy zlecenia oraz umów o przeniesienie autorskich praw majątkowych;
• obsługę rozliczeń podatkowo-składkowych związanych z zawieranymi umowami;
• wsparcie operacyjne i konsultacje w zakresie prawidłowego dokumentowania współpracy.

1.2. Definicje

• Usługodawca (Inkubator) – podmiot prowadzący Platformę i będący stroną umów z Kontrahentami.
• Użytkownik – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, korzystająca z Platformy w celu rozliczania świadczonych przez siebie usług i dzieł.
• Kontrahent – podmiot zamawiający usługę lub dzieło, na rzecz którego wystawiana jest faktura przez Inkubator.
• Konto Użytkownika – indywidualny, zabezpieczony hasłem panel dostępny po rejestracji.
• Abonament – miesięczna opłata za dostęp do Platformy i usług inkubatora.

1.3. Dane kontaktowe

Kontakt z Usługodawcą jest możliwy pod adresem e-mail: contact@afina.agency oraz pod numerem telefonu: +48 500 337 645. Korespondencja elektroniczna jest równoważna formie dokumentowej.

§2 Warunki korzystania i Rejestracja

Warunkiem korzystania z Platformy jest utworzenie Konta Użytkownika, akceptacja Regulaminu oraz Polityki Prywatności, a także pozytywne przejście procedury weryfikacyjnej.

2.1. Wymagania dotyczące Konta Użytkownika

• ukończone 18 lat i pełna zdolność do czynności prawnych;
• podanie prawdziwych i aktualnych danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL lub numer dokumentu tożsamości, NIP – jeżeli dotyczy);
• wskazanie aktywnego adresu e-mail oraz numeru telefonu;
• wskazanie rachunku bankowego (IBAN) właściwego dla wypłat;
• utrzymywanie aktualności danych – Użytkownik zobowiązany jest do niezwłocznej aktualizacji danych w panelu.

2.2. Weryfikacja tożsamości (KYC/AML)

Usługodawca, jako instytucja obowiązana w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, stosuje środki bezpieczeństwa finansowego. Użytkownik zobowiązany jest do:

• przedłożenia dokumentu tożsamości i poddania się weryfikacji tożsamości (KYC), w tym weryfikacji zdalnej;
• złożenia oświadczeń dotyczących statusu PEP (osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne) oraz beneficjenta rzeczywistego;
• wyjaśnienia źródła pochodzenia środków oraz charakteru rozliczanej współpracy na żądanie Usługodawcy.

Odmowa poddania się weryfikacji, przekazanie danych nieprawdziwych lub uzasadnione podejrzenie prania pieniędzy uprawnia Usługodawcę do wstrzymania transakcji, blokady Konta oraz zgłoszenia sprawy do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).

2.3. Abonament i opłaty

• Standardowa opłata abonamentowa za dostęp do Platformy wynosi ok. 300 PLN miesięcznie, zgodnie ze stawką aktywnego planu wskazaną w panelu Użytkownika w chwili aktywacji.
• Opłata pobierana jest z góry za okres rozliczeniowy albo potrącana z wpływów zaksięgowanych na subkoncie Użytkownika.
• Aktualny cennik oraz zakres planu dostępne są w panelu Użytkownika; zmiana cennika wymaga uprzedniego poinformowania Użytkownika z zachowaniem 30-dniowego terminu.
• Usługi dodatkowe (np. rozliczenia zagraniczne, dodatkowe umowy, obsługa nietypowych rozliczeń) mogą podlegać odrębnym opłatom wskazanym w cenniku.

§3 Zasady wystawiania faktur i umów

3.1. Procedura generowania dokumentów

• Użytkownik inicjuje rozliczenie w panelu Platformy, wskazując Kontrahenta, przedmiot umowy, wynagrodzenie, termin realizacji oraz warunki płatności.
• Na podstawie danych wprowadzonych przez Użytkownika Platforma generuje projekt umowy (umowa o dzieło, umowa zlecenia) lub fakturę B2B.
• Stroną umowy z Kontrahentem oraz wystawcą faktury jest Inkubator; Użytkownik jest wykonawcą świadczenia w ramach umowy zawartej z Inkubatorem.
• Dokumenty przekazywane są Kontrahentowi po ich zatwierdzeniu w panelu; Usługodawca może odmówić wystawienia dokumentu niezgodnego z prawem lub Regulaminem.
• Faktury wystawiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym wymogami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w zakresie, w jakim znajdują one zastosowanie.

3.2. Działalność zabroniona

Zabronione jest wykorzystywanie Platformy do dokumentowania i rozliczania w szczególności:

• obrotu towarami lub usługami niezgodnymi z prawem, podrobionymi bądź naruszającymi prawa własności intelektualnej osób trzecich;
• nielicencjonowanego dropshippingu towarów fizycznych oraz obrotu towarowego wymagającego koncesji, zezwoleń lub wpisu do rejestru działalności regulowanej;
• wymiany, pośrednictwa lub obrotu kryptoaktywami oraz schematów rozliczeń opartych na walutach wirtualnych;
• działalności regulowanej bez wymaganych uprawnień (m.in. usługi finansowe, płatnicze, ubezpieczeniowe, medyczne, prawnicze zastrzeżone dla zawodów regulowanych, ochrona osób i mienia);
• usług o charakterze pozornym, fikcyjnym lub zmierzających do obejścia przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych;
• hazardu, treści pornograficznych, obrotu alkoholem, wyrobami tytoniowymi, bronią oraz substancjami kontrolowanymi.

Usługodawca uprawniony jest do odmowy realizacji rozliczenia, wstrzymania wypłaty oraz rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia zakazów, o których mowa powyżej.

3.3. Protokół odbioru dzieła

• Rozliczenie umowy o dzieło wymaga obligatoryjnego sporządzenia i zaakceptowania protokołu odbioru (Protokół odbioru dzieła) przez Kontrahenta lub upoważnionego przedstawiciela.
• Protokół powinien wskazywać przedmiot dzieła, jego indywidualny i twórczy charakter, datę wykonania oraz potwierdzenie przyjęcia bez zastrzeżeń.
• Brak protokołu odbioru uniemożliwia realizację wypłaty w ramach umowy o dzieło; Usługodawca może w takim przypadku przekwalifikować rozliczenie na umowę zlecenia wraz z właściwymi obciążeniami składkowymi.
• Użytkownik zobowiązany jest przechowywać dowody wykonania dzieła (pliki, korespondencję, materiały źródłowe) i udostępnić je na żądanie Usługodawcy lub organów kontrolnych.

§4 Wypłaty i rozliczenia

4.1. Warunki wypłaty

• Wypłata wynagrodzenia realizowana jest wyłącznie po zaksięgowaniu środków od Kontrahenta na rachunku bankowym inkubatora (subkonto Mass Collect przypisane do Użytkownika).
• Usługodawca nie finansuje wypłat ze środków własnych i nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub brak płatności ze strony Kontrahenta.
• Zlecenie wypłaty realizowane jest niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od zaksięgowania środków oraz kompletności dokumentacji (umowa, protokół odbioru, faktura).
• Wypłaty realizowane są wyłącznie na rachunek bankowy zweryfikowany i przypisany do Użytkownika.

4.2. Potrącenia podatkowo-składkowe

• Usługodawca działa jako płatnik podatku dochodowego oraz składek i pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), a także należne składki ZUS – jeżeli dana umowa im podlega.
• Usługodawca sporządza i przekazuje wymagane deklaracje i informacje podatkowe, w szczególności PIT-4R oraz PIT-11, a także deklaracje rozliczeniowe ZUS.
• Do przychodów z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych stosuje się 50% koszty uzyskania przychodu w zakresie i granicach dopuszczonych przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Z kwoty wpływu potrącane są automatycznie: należności publicznoprawne, opłata abonamentowa, opłaty za usługi dodatkowe oraz koszty przelewów (w tym przelewów zagranicznych i przewalutowania).
• Zestawienie potrąceń i historia wypłat dostępne są w panelu Użytkownika.

Użytkownik zobowiązany jest do złożenia oświadczeń wpływających na wysokość zaliczek i składek (m.in. PIT-2, oświadczenie o studiowaniu, o innym tytule do ubezpieczeń). Skutki złożenia oświadczeń nieprawdziwych lub nieaktualnych obciążają Użytkownika.

§5 Obowiązki i odpowiedzialność Użytkownika

• Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość i rzetelność parametrów umowy: przedmiotu świadczenia, wysokości wynagrodzenia, terminów, danych Kontrahenta oraz zakresu przenoszonych praw autorskich.
• Użytkownik odpowiada za faktyczne i terminowe wykonanie świadczenia oraz jakość przedmiotu umowy wobec Kontrahenta.
• Użytkownik odpowiada za prawdziwość informacji istotnych podatkowo i składkowo, w tym oświadczeń dotyczących rezydencji podatkowej i tytułów ubezpieczeniowych.
• Użytkownik oświadcza, że przysługują mu prawa do przekazywanych utworów i że ich wykorzystanie nie narusza praw osób trzecich.
• Użytkownik ponosi odpowiedzialność za działania noszące znamiona oszustwa, wystawianie dokumentów nierzetelnych oraz rozliczanie prac faktycznie niewykonanych.
• Użytkownik zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności i pokryć szkodę, w tym roszczenia osób trzecich, kary administracyjne i zaległości publicznoprawne, powstałe wskutek naruszenia Regulaminu lub przepisów prawa.
• Zakazane jest udostępnianie Konta osobom trzecim oraz korzystanie z Platformy w sposób zakłócający jej działanie.

Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do szkody rzeczywistej i, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej, do wysokości opłat abonamentowych uiszczonych przez Użytkownika w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.

§6 Reklamacje i rozwiązanie umowy

6.1. Procedura reklamacyjna

• Reklamacje należy składać drogą elektroniczną na adres contact@afina.agency lub telefonicznie pod numerem +48 500 337 645 z następczym potwierdzeniem e-mail.
• Reklamacja powinna zawierać dane Użytkownika, numer rozliczenia lub dokumentu, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.
• Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania (SLA 14 dni).
• W sprawach szczególnie złożonych Usługodawca informuje o przyczynie opóźnienia i wskazuje nowy termin, nie dłuższy niż 30 dni.

6.2. Rezygnacja z abonamentu i zamknięcie Konta

• Użytkownik może zrezygnować z abonamentu w każdym czasie ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego; opłata za rozpoczęty okres nie podlega proporcjonalnemu zwrotowi.
• Rozwiązanie umowy nie zwalnia stron z obowiązku zakończenia rozliczeń rozpoczętych przed jej rozwiązaniem.
• Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a ze skutkiem natychmiastowym – w razie rażącego naruszenia Regulaminu, przepisów AML lub podania danych nieprawdziwych.
• Po zamknięciu Konta dokumentacja księgowa przechowywana jest przez okresy wymagane przepisami prawa (co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego).

§7 Postanowienia końcowe

• W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych.
• Wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla miasta stołecznego Warszawy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów o właściwości dla konsumentów.
• Usługodawca zastrzega prawo zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zakresu usług, warunków technicznych) z 14-dniowym wyprzedzeniem; dalsze korzystanie z Platformy oznacza akceptację zmian.
• Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia zachowują moc.
• Regulamin obowiązuje od dnia 3 sierpnia 2026 r.